Grundlegende
Ver
änderung oder etwa nicht?

5S ist für mich DAS Tool zum Starten von Lean und Veränderungen. Richtig angewendet versteht sich! Wie Du mit 5S Lean erfolgreich startest, erfährst Du hier.

„Mit 5S kann man die Mitarbeiter schon richtig vergraulen!“ … diese Aussage schon einmal gehört? Ich des Öfteren! Das kann auch auf jeden Fall zutreffen, denn falsch angegangen, wird 5S zu einer frustrierenden Erfahrung für alle Beteiligten führen.

Wird 5S jedoch von Beginn an richtig gemacht, entwickelt es sich zu einer Maschine – eine Maschine für grundlegende Veränderung. 5S ermöglicht nicht nur die Steigerungen der Effizienz, der Arbeitssicherheit und der Mitarbeiterzufriedenheit, sondern unterstützt die gesamte Belegschaft beim Kulturwandel. Letzteres ist gerade zu Beginn von Veränderungsinitiativen super wichtig, denn Menschen brauchen ihre Zeit zur Veränderung. Warum und wie das am besten abläuft, kannst Du in diesem Beitrag lesen.

5S-Lean

Arbeitsplatzgestaltung
nach 5S

Die
japanische Abkürzung (irgendwas mit Seiri…) und Hintergründe (natürlich aus
Lean und von Toyota) erspare ich Dir
. Über die
einzelnen Schritte kann man auch schon so viel lesen, deshalb hier keine Details.
Die 5 Elemente nur kurz auf Deutsch:

  1. Sortieren
  2. Systematisieren
  3. Säubern
  4. Standardisieren
  5. Selbstdisziplin üben und
    ständig verbessern

So viel vorweg: die genannte und etablierte Reihenfolge gefällt mir in der Anwendung nicht 100%-ig. Niemand würde schließlich nach dem Sortieren, das schmutzige Werkzeug in das noch schmutzige Regal legen. Hier ist es definitiv sinnvoll, beides vorher zu reinigen (Schritt 3 also vor dem zweiten).

Hervorzuheben ist das Zusammenspiel mit der Prozessbestätigung als wichtiger fünfter Bestandteil von 5S und Teil des Veränderungsmodells (Element Vorbildfunktion). Nach dem Motto: “Der Chef hat ein Auge drauf und fragt mich regelmäßig nach weiteren Verbesserungsideen.” Also scheint es ihm wichtig zu sein, dann halte ich mich mal besser dran.

5S
als Change Kick-Starter

Wichtiger als die genannten 5 Schritte auf Japanisch auswendig zu lernen, ist es die Philosophie zu verstehen. Ziel von 5S ist es ständig an den ersten 4 Schritten zu arbeiten und die Arbeitsplätze immer weiterzuentwickeln, zu verbessern und an neue Gegebenheiten anzupassen. Nach dem Motto: Ist das Optimum erreicht, setzen wir uns höhere Ziele! Deshalb ist 5S ein unschlagbarer Motor diese Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung in der Belegschaft zu verankern.

Damit daraus kein Rohrkrepierer wird, solltest Du bei der Auswahl
der Pilotbereiche einiges beachten:

  • Schaffe Mehrwert für den Betrieb
    Welche erkannten Probleme sollen gelöst werden? Wo lässt sich die Durchlaufzeit dank kürzerer Wege oder weniger Suchen reduzieren?
  • Schaffe Mehrwert für die Mitarbeitenden
    Welche erkannten Probleme sollen gelöst werden? Wo kann der Arbeitsplatz so gestaltet werden, dass die Belastung oder unnötige Bewegung der dort Tätigen minimiert wird?
  • Ermögliche häufige Anwendung
    Der Pilotbereich sollte höchst frequentiert sein und das von unterschiedlichen Beschäftigten, damit möglichst viele in den Genuss der neuen Art zu arbeiten kommen und es möglichst schnell auf andere Bereiche ausweiten wollen.

Immer wichtig: Mitarbeitende einbeziehen

  • Beziehe Mitarbeitende ein
    Es bringt nichts, wenn die Auszubildenden (weil die haben ja eh Zeit) die tollsten 5S Bereiche erschaffen. Denn dann wird sich kein Geselle mit den Veränderungen identifizieren und folgerichtig diese nicht mit Leben füllen. Also gilt es die (führenden) Mitarbeitenden nicht nur bei der Auswahl des Bereiches einbeziehen, sondern von A bis Z von Anfang bis Ende der Aktion. Für die Einführung und die Weiterentwicklung kann es von Vorteil sein, wenn Du Verantwortliche für einzelne Bereiche bestimmst. Das ist allerdings ein Thema für sich und Definitionssache (einzelne Verantwortliche vs. alle Nutzer sind verantwortlich, aber dazu vielleicht ein anderes Mal mehr).
    Holy cow
  • Vermeide heilige Kühe
    Um 5S nicht von vornherein zu verteufeln, solltest Du Dir über heilige Kühe bewusst werden und diese möglichst vermeiden. Personalisierte Werkzeugwagen gehören oft dazu. Auch wenn es dem Unternehmen einen Mehrwert bringen würde (weniger Werkzeug im Umlauf bei gleicher oder besserer Verfügbarkeit, standardisierte Aufbewahrung ohne Suchen und doppelte Wege, besserer Überblick über Anzahl und Qualität der Tools, maßgeschneiderte Werkzeugbehälter für häufige Tätigkeiten, Steigerung des Verantwortungsbewusstseins für die Sicherheit, Ordnung und Sauberkeit, …). Die damit verbundene Aufregung in der Belegschaft wäre definitiv hinderlich. Das heißt aber nicht, dass diese heiligen Kühe grundsätzlich tabu sind. In einer späteren Phase sollten diese ganz bewusst auch angegangen werden.

Der schwerste Part zum Schluss

  • Begrenze den Umfang
    Der Pilotbereich sollte so begrenzt wie möglich gewählt werden, damit die oben genannten Punkte Mehrwert und Frequenz noch gerade erfüllt sind. Niemand erkennt den Nutzen eines „Pilotbereiches“, wenn nach 2-3 Stunden 5S-Workshop noch die Hälfte fehlt und nur das erste oder zweite „S“ abgehakt sind. Vor allem, wenn sich das auch in den nächsten 4 Wochen nicht ändert. Zum Abschätzen des machbaren Umfanges ist einiges an Erfahrung nötig. Zu berücksichtigen sind u. a. die Anzahl der Gegenstände im Bereich, Verschmutzungsgrad, Anzahl der Teilnehmenden und die Vision für den Bereich (wie soll es mal aussehen?).

Hast Du schon Ideen für passende Bereiche? Schreibe gerne Deine Alternativen in die Kommentare und ich helfe Dir Deine Auswahl zu treffen.

Vorgehen
zur Umsetzung

Jetzt wo Du die oder den Pilotbereich festgelegt hast, solltest Du zwei Dinge tun. Eine Vision entwickeln (1) und den Punkt 5 (“Selbstdisziplin üben und ständig verbessern”) vordenken (2).

(1) Entwickle, gerne zusammen mit etablierten Kollegen, eine Vision für diesen Bereich und auch schon eine grobe Idee von der weiteren Umsetzung im gesamten Betrieb. Wie soll der Bereich mal aussehen? Welche Arbeiten sollen dort erledigt werden? Sind größere Umbauten erforderlich/geplant? Welche Methoden sollen für die Standardisierung verwendet werden (z.B. Fotos, Markierungen, Schaumstoff), damit alles bleibt wo es hingehört? Wie kann 5S auf den gesamten Betrieb ausgeweitet werden?

(2) Mach Dir vorab Gedanken über den
Punkt 5 der 5S („Selbstdisziplin üben und ständig verbessern“),
damit der erste Pilotbereich zum Erfolg und die Keimzelle für das gesamte Unternehmen wird. Dazu eignet
sich am besten die Methode der Prozessbestätigung,
die dann nach und nach auch auf weitere Elemente ausgeweitet werden kann (Mitarbeitendenzufriedenheit,
Standards, Problemlösung, Performance Management und
alles Weitere, dass neu eingeführt und
einer Vorbildfunktion benötigt).
Dazu schreibe ich noch einen gesonderten Blog Beitrag.

Wenn das steht, kannst Du den ersten 5S Pilot-Workshop als
Auftakt für die „5S-isierung“ des
ganzen Betriebes durchführen.

Auftakt als 5S Pilot-Workshop

Nach meiner Erfahrung hat sich dieses Vorgehen für einen ersten 5S-Workshop bewährt:

  • Start mit einer Einleitung mit Hintergründen:
    Warum machen wir das (siehe oben)?
    Wie gehen wir vor (Bereich eingrenzen, 5S Prinzipien anwenden)?
    Was erwartest Du von den Mitarbeitenden (z. B. Mitarbeit, Ziel die ersten vier “S“) und was können sie von Dir erwarten (z. B. Unterstützung bei der Umsetzung ihrer Ideen)?
  • Zum Verdeutlichen der 5S-Prinzipien bieten sich ein Spiel an. Zum Beispiel dieses: „5S – Zahlenspiel“. Davon gibt es eine Vielzahl an Beispielen, melde Dich gerne oder hinterlasse einen Kommentar.

Danach geht’s los!

  • Stelle Dir entlang der 5S, sprich (aus)sortieren, säubern, systematisieren und standardisieren, für jedes Teil in dem Bereich, diese vier grundlegenden Fragen:
    • Wird das benötigt?
    • Wie viel wird davon benötigt?
    • Wo wird es benötigt?
    • Was machen wir, damit es dort bleibt, wo es benötigt wird bzw. dahin zurückkommt?
  • In drei beschrifteten Kisten (wird benötigt, Verwendung zu klären, Müll) können die Teile zwischen gelagert/sortiert werden. „Wird benötigt“ bleibt im Pilot-Bereich und wird im Laufe des Workshops wieder eingeräumt. „Verwendung zu klären“ wird zeitnah geklärt oder wandert nach 2-3 Wochen automatisch in die „Müll“-Kiste. „Müll“ sollte selbsterklärend sein. Zusätzlich, für sperrige Teile, die nicht in die Kisten passen oder sich nicht so leicht entfernen lassen, sollten Markierungen oder Beschriftungen mit der gleichen Logik vorhanden sein.
  • Wie gesagt, fertigwerden ist das A und O! Dennoch sollte es für alles Weitere eine Maßnahmenliste mit Aufgabe, Zuständigkeit und Termin geben.

5S Vorbereitungsliste:

Aus diesem Vorgehen ergibt sich diese Vorbereitungsliste:

  • Organisatorisches (Auswahl Teilnehmer, Einladung, Agenda, Einleitungstext, Spiel, Maßnahmenliste)
  • Persönliche Schutzausrüstung (z. B. Staubmasken, Handschuhe)
  • Reinigungsmaterial (z. B. Besen, Handfeger, Putzmittel, Mülltüten)
  • Markierungsmaterial zur Standardisierung (siehe Vision). Dafür hatte ich schon Wifi-Drucker und Laminiergerät im Workshop, sodass am Ende alle Teile ein Bild hatten.
  • Kisten mit den Beschriftungen und alternative Markierungen

Details gerne in den Kommentaren
erfragen.

Warum
gerade 5S als Keim des Kulturwandels?

Kurz gesagt „Reach and Relevance“! 5S ist unschlagbar, weil Du damit die Möglichkeit hast die Mitarbeitenden direkt einzubeziehen und sofort einen Mehrwert für sie und das Unternehmen schaffen kannst. Außerdem können sie sehr schnell Verantwortung für Bereiche und die Weiterentwicklung übernehmen. Somit habe ich es schon mehrfach erlebt, dass sich 5S zu einem Selbstläufer entwickelt und die Mitarbeiter mit tollsten Ideen (sei es von Kundenbesuchen, durch Gespräche mit Bekannten oder auch von Pinterest!) immer neue Verbesserungen schaffen.

Wie siehst Du 5S? Welche Erfahrungen hast Du gemacht? Ist 5S für Dich DAS Werkzeug für einen Kulturwandel hin zu kontinuierlicher Verbesserung oder eher frühe Ernüchterung? Schreib es in die Kommentare. Möchtest Du mit 5S in Deinem Unternehmen starten, dann lass uns gerne über das beste Vorgehen sprechen.


Marvin Bunjes


Marvin ist Experte für Produktivitätssteigerung und Gewinnmaximierung durch Lean Manufacturing und Operative Exzellenz im Mittelstand. Er gibt mit seiner Arbeit den Beschäftigten eine Stimme. Nur so können sie ihre Erfahrung und ihr Wissen preisgeben und ihre Motivation und Fähigkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung einsetzen. Dies stets zum Wohle aller – der internen und externen Kunden, der Zulieferer und natürlich der Unternehmen selbst. Als Jäger ist er oft in der Natur. Dort kann er seine Naturverbundenheit ausleben und nutzt die Zeit zur kreativen Lösungsfindung.

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